Privacyverklaring

Pompie is een administratie-app voor freelancers en zzp'ers die op locatie werken, aangeboden als eenmanszaak vanuit Nederland. Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens de beheerder van Pompie verwerkt, met welk doel, en welke rechten je daarbij hebt. Heb je vragen? Neem contact op per e-mail; de contactgegevens vind je onderaan deze pagina.

Welke gegevens we verwerken

Om Pompie te kunnen gebruiken, verwerken we de volgende gegevens:

• Accountgegevens — naam, e-mailadres en wachtwoord (veilig gehasht opgeslagen), plus eventuele instellingen die je opgeeft.
• Optioneel werkprofiel — de brede werkcategorie die je kiest, of een kort eigen antwoord, en de datum waarop je dit wijzigt. Je kunt ook overslaan of kiezen dat je dit niet wilt zeggen. Bij een eigen antwoord kan de beheerder de tekst bekijken om te bepalen of een nieuwe categorie nuttig is; zet hierin geen medische of andere gevoelige persoonsgegevens.
• Diensten en agenda — de waarnemingen, diensten en afspraken die je invoert of laat synchroniseren, inclusief tijden, locaties en opdrachtgevers. Importeer je een agenda, een geplakt rooster of een foto daarvan, dan leest onze server de agenda of tekst en bewaart die niet; alleen de afspraken die je kiest worden opgeslagen. Een foto wordt op je telefoon gelezen; de foto zelf gaat niet naar de server.
• Facturen — de facturen die je opstelt via Pompie, met gegevens over jouw opdrachtgevers en de bedragen die je in rekening brengt.
• Transacties via een bankkoppeling — als je zelf kiest om je zakelijke bankrekening te koppelen, lezen we transactiegegevens uit om betalingen aan facturen te koppelen. Deze koppeling is optioneel en staat standaard uit; je activeert hem zelf en kunt hem op elk moment weer uitzetten.
• Bonnen en optioneel herkenningsonderzoek — bonbestanden, bedragen, datums, winkelnamen en btw-gegevens die je opslaat. De tekstherkenning gebeurt op je telefoon; normaal ontvangt de server alleen technische scores en of jij voorgestelde velden hebt gecorrigeerd, niet de herkende tekst. Alleen wanneer je voor een afzonderlijke bon uitdrukkelijk kiest om mee te helpen, kan een beheerder die bon op een Pompie-apparaat openen en een momentopname van de herkende tekst, tekstvakken en parseruitkomst als testgeval bewaren. De afbeelding zelf wordt niet in het testgeval gekopieerd. Je keuze staat standaard uit en heeft geen invloed op het gebruik van Pompie.
• Agenda delen — als je een persoonlijke agendalink aanmaakt, bewaren we het geheime token daarvan zodat ondersteunde agenda-apps je Pompie-planning kunnen ophalen. Je kunt de link op elk moment vernieuwen of uitschakelen.
• Ritregistratie (locatiegegevens) — als je automatische kilometerregistratie inschakelt, gebruikt de app op de achtergrond een energiezuinige bewegings-/locatiecontrole om een mogelijk vertrek te herkennen. Precieze routepunten worden alleen bewaard en geüpload rond je geplande diensten (standaard vanaf één uur vóór tot één uur na je dienst, in de app instelbaar van een half uur tot drie uur, en zolang een dan al lopende rit nog bezig is). Hieruit leiden we je ritten af: route, afstand en tijden, voor je administratie en facturen. Deze functie staat standaard uit; je schakelt hem zelf in en kunt hem op elk moment weer uitzetten.
• Technische status van ritregistratie — de app meldt met een willekeurig installatie-ID het platform, de appversie, of automatische registratie aanstaat en of de vereiste systeemtoestemmingen beschikbaar zijn. Hierbij worden geen locaties of routes meegestuurd. We gebruiken dit uitsluitend om instelproblemen en de betrouwbaarheid van de functie te verbeteren.

Waarom we deze gegevens verwerken

We gebruiken je gegevens om Pompie te laten werken: om je diensten en agenda bij te houden, facturen voor je op te stellen, betalingen te matchen aan facturen, en om je te kunnen ondersteunen als je contact opneemt. We gebruiken je gegevens niet voor advertentiedoeleinden en verkopen ze niet aan derden.

Als je vrijwillig een werkprofiel invult, gebruiken we dit om op groepsniveau te begrijpen welke onderdelen van Pompie bij verschillende soorten werk passen en om het product te verbeteren of later relevanter in te richten. We nemen op basis hiervan geen geautomatiseerde beslissingen over jou en delen het profiel niet voor advertenties.

Als je een afzonderlijke bon vrijwillig beschikbaar stelt voor herkenningsonderzoek, gebruiken we de bon en de daarvan gemaakte testmomentopname alleen om de herkenning van bedragen, datums, winkelnamen en btw te testen en te verbeteren. De bon of momentopname wordt niet gebruikt voor advertenties of om beslissingen over jou te nemen.

Grondslag voor de verwerking

We verwerken je gegevens omdat dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die je met ons aangaat door een Pompie-account te maken: zonder deze gegevens kunnen we de dienst niet leveren. Voor optionele functies, zoals de bankkoppeling, het delen van je agenda en de automatische ritregistratie, is de grondslag jouw uitdrukkelijke keuze om die functie te activeren.

De verwerking van het optionele werkprofiel voor productonderzoek en verbetering baseren we op ons gerechtvaardigd belang om Pompie beter te laten aansluiten op gebruikers. De vraag is niet verplicht, je kunt “zeg ik liever niet” kiezen en je kunt je antwoord met de volledige wijzigingsgeschiedenis op elk moment verwijderen via de instellingen.

Het gebruik van een bon voor herkenningsonderzoek baseren we op jouw uitdrukkelijke toestemming per bon. Toestemming staat standaard uit. Je kunt die toestemming even eenvoudig weer intrekken bij de bon; dan verwijderen we ook alle daarvan afgeleide testmomentopnamen. Het verwijderen van de bon of je account doet hetzelfde.

Nieuwsbrief

We sturen accounthouders af en toe een e-mail over nieuwe functies in Pompie, op grond van ons gerechtvaardigd belang om bestaande klanten te informeren over het product dat ze al gebruiken. Heb je je zonder account via de website aangemeld, dan sturen we hem omdat je daarom hebt gevraagd; we leggen vast wanneer en waar dat gebeurde.

Onder elke nieuwsbrief staat een uitschrijflink die met één klik werkt, en de uitschrijfknop van je eigen mailprogramma werkt ook. Je kunt hem daarnaast uitzetten bij Instellingen → Account. E-mail over je account — facturen, wachtwoordherstel en beveiligingsmeldingen — valt hier niet onder en komt altijd aan. We meten niet of je een nieuwsbrief opent of erop klikt.

Verwerkers en derde partijen

Om Pompie te kunnen leveren, maken we gebruik van een beperkt aantal zorgvuldig gekozen verwerkers:

• Stripe — voor het verwerken van betalingen voor abonnementen die je via de website afsluit.
• RevenueCat — om de abonnementsstatus van aankopen via de App Store en Google Play met je Pompie-account te synchroniseren.
• Apple en Google — voor betalingen, aankoopbewijzen en abonnementsbeheer wanneer je via hun appwinkel abonneert. Zij verwerken die gegevens onder hun eigen voorwaarden.
• Cloudflare — voor het leveren en beveiligen van de website en voor cookieloze bezoekcijfers (Web Analytics).
• Resend — voor het versturen van transactionele e-mail, zoals accountmeldingen en facturen.
• Sentry — voor foutmeldingen uit de app en de server, zodat we crashes kunnen opsporen en oplossen. Een melding bevat de fout, het apparaattype, de systeemversie en de appversie; geen naam, e-mailadres, IP-adres of gegevens uit je administratie. Sentry bewaart de meldingen binnen de Europese Unie.
• Hosting — onze servers en database staan bij een hostingpartij binnen de Europese Unie.
• Apple Maps en Google Maps — voor de achtergrondkaart waarop routes in de mobiele app worden getoond. De kaartdienst kan daarbij technische verzoekgegevens verwerken onder de eigen privacyvoorwaarden.

Met elke verwerker die namens ons persoonsgegevens verwerkt, is een verwerkersovereenkomst afgesloten. We delen nooit meer gegevens dan nodig voor het doel waarvoor de partij wordt ingeschakeld.

Bewaartermijn

Beveiligingslogboeken van wachtwoordherstelaanvragen, inclusief het opgegeven e-mailadres, IP-adres en browser- of apparaatgegevens, bewaren we 90 dagen.

We bewaren je gegevens zolang je Pompie-account bestaat. Verwijder je je account, dan verwijderen we de accountgegevens en de administratie die je in Pompie hebt opgeslagen, waaronder je eigen facturen, definitief uit Pompie. Betalingsproviders kunnen aankoopbewijzen en transactiegegevens die zij wettelijk moeten bewaren zelfstandig behouden. Verwijdering van je account is onomkeerbaar — maak vooraf zelf een export van gegevens die je wilt behouden.

Bij een werkprofiel bewaren we wijzigingen met hun datum zolang je account bestaat, zodat later gedrag niet ten onrechte aan je nieuwe categorie wordt toegeschreven. Je kunt het actuele antwoord én deze geschiedenis eerder verwijderen via de instellingen. Bij accountverwijdering worden ze automatisch meegeschoond.

Een testmomentopname uit een vrijwillig gedeelde bon bewaren we alleen zolang die bon bestaat en jouw toestemming actief is. Trek je de toestemming in, verwijder je de bon of verwijder je je account, dan wordt de testmomentopname direct verwijderd. Een testgeval dat een beheerder met een eigen labbon heeft gemaakt, bevat geen gegevens uit jouw account.

Voor de automatische ritregistratie geldt een aanvullende, kortere termijn. De ruwe GPS-punten waaruit een rit wordt afgeleid, bewaren we gedurende 30 dagen. In die periode gebruiken we ze uitsluitend om de juistheid van de geregistreerde kilometers te controleren — onder meer door de afstand te vergelijken met onafhankelijke snelheidsmetingen van je telefoon — en om een vraag over een rit of factuur te kunnen beantwoorden. Die controle vindt direct bij het afronden van een rit plaats en het resultaat wordt bij de rit opgeslagen, zodat de ruwe punten daarna niet meer nodig zijn. Batches ouder dan 30 dagen worden door een periodiek opruimproces verwijderd; dat proces start ook kort na iedere herstart van de appserver. Alleen de afgeleide rit zelf (route, afstand en tijden) blijft bewaard als onderdeel van je administratie. Bij verwijdering van je account worden ook alle ruwe GPS-punten direct verwijderd.

Jouw rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage in de gegevens die we van je verwerken.
• Correctie van gegevens die onjuist of onvolledig zijn.
• Verwijdering van je gegevens, bijvoorbeeld door je account op te zeggen.
• Dataportabiliteit: je kunt vragen om je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen.
• Het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat we niet zorgvuldig met je gegevens omgaan.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur een e-mail; we reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn.

Cookies

Pompie gebruikt functionele sessiecookies die nodig zijn om je ingelogd te houden en de app te laten werken. Daarnaast onthoudt één eigen cookie (pompie_first_touch, 30 dagen) op welke pagina van mypompie.nl je voor het eerst binnenkwam en via welke website of campagne, zonder identificerende gegevens. Als je een account aanmaakt, bewaren we die herkomst bij je account om te zien welke pagina's nieuwe gebruikers opleveren. Open je een uitnodigingslink van een collega, dan onthoudt een tweede eigen cookie (pompie_referral, 30 dagen) alleen die uitnodigingscode tot je een account aanmaakt, zodat jullie allebei de gratis maand kunnen krijgen. We plaatsen geen trackingcookies van derden en gebruiken geen cookies voor advertenties of analytics van derden.

Voor bezoekcijfers van de website gebruiken we Cloudflare Web Analytics. Die meet zonder cookies en zonder je te volgen tussen websites of sessies: er worden alleen geaggregeerde paginabezoeken, herkomst, apparaat- en landgegevens verwerkt, en geen persoonlijk profiel opgebouwd.

Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over hoe we met je gegevens omgaan? Neem contact op met de beheerder van Pompie (KvK 42116007 · btw-id NL005506344B83) via [email protected]. We helpen je graag verder.